Все новости от 15 июля 2003 г.

Новый стандарт на организационно-распорядительную документацию

Постановлением Госстандарта России N 65-СТ от 03.03.2003 утвержден ГОСТ Р 6.30—2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт вводится в действие с 01.07.2003.

Михаил Ларин Постановлением Госстандарта России N 65-СТ от 03.03.2003 утвержден ГОСТ Р 6.30—2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт вводится в действие с 01.07.2003.

Выход данного стандарта стал заметным событием для работников делопроизводства. В инструкциях, правилах, электронных технологиях и шаблонах форм документов будут реализовываться новые стандартные положения. Учебные заведения всех уровней готовят образовательные программы по изучению требований стандарта.

В чем заключаются основные отличия положений нового ГОСТа от общеизвестного стандарта 6.30—97, отмененного в 2001 г.?

Главное отличие — рекомендательный характер Р 6.30—2003. В нем записано:"требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми". Эта запись соответствует изменению места государственного стандарта в системе государственных нормативно-правовых актов, увеличению его нормативно-технического значения (см. закон Российской Федерации N 5154-1 от 10.06.93 г. "О стандартизации" с изменениями 2001 г.).

В федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" N 184-ФЗ (от 27 декабря 2002 г., начало действия 01.07.2003 г.) рекомендательный характер стандартов получил дальнейшее развитие: статья 12 этого закона "Принципы стандартизации" содержит такой текст: "Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами... добровольного применения стандартов".

Принцип добровольности включен в определение стандартизации, данное в этом законе: "Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг".

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

В стандарте установлен состав и требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А стандарта; образцы бланков документов — в приложении Б.

ГОСТ изменил состав реквизитов документов. Появились новые реквизиты: "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" и "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)".

В целях обеспечения преемственности существенных изменений правил оформления документов разработчики стандарта не допустили. В статьи внесены лишь некоторые уточнения отдельных формулировок (например, реквизит "печать" заменен на более точный "оттиск печати"; внесены дополнительные положения о порядке оформления приложения к распорядительному документу и т. п.).

Включение дополнительных реквизитов привело к изменению нумерации пунктов и соответственно к изменениям в схемах расположения реквизитов, а также в образцах бланков. Расположение реквизитов в бланках не изменено.

ГОСТ Р 6.30—2003 имеет многоаспектное назначение. Главная сфера его применения — организации всех форм собственности, где он используется в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Стандарт может быть использован в учебном процессе практически во всех учебных заведениях, так или иначе связанных с управлением, бизнесом, информацией, а также разработчиками автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Добровольность применения стандарта возлагает определенные обязательства на его авторов [Госстандарт России, Росархив и ВНИИДАД] по подготовке соответствующих методических материалов о порядке его внедрения и использования для работников служб делопроизводства. Такие рекомендации в настоящее время готовит ВНИИДАД.

Качество внедрения стандарта зависит от степени освоения его содержания специалистами-управленцами и работниками служб ДОУ и архивов, создателями автоматизированных систем ДОУ государственных и коммерческих структур. Такое обучение организовано в Отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД, его программу подготовили авторы данного стандарта.

ГОСТ наряду со многими другими документами входит в тематический комплект "Документовед-архивист", разработанный ВНИИДАД и компанией "Термика" в целях информационного обеспечения служб делопроизводства органов законодательной и исполнительной власти всех уровней, крупных и средних предприятий всех форм собственности.