Все новости от 18 октября 2004 г.

М-РЦБ внедрила у себя централизованную базу знаний

Консультационная фирма М-РЦБ является методологом, разработчиком, поставщиком и одновременно пользователем собственной Централизованной базы знаний (ЦБЗ), основанной на Microsoft SharePoint Portal Server 2003.

ЦБЗ предназначена для компаний, производственная деятельность которых связана с формированием большого количества разнородной документации. Обеспечение централизованного доступа персонала к документам и осуществление их поиска связано с определенными техническими и организационными трудностями. Как правило, отдельные структурные подразделения и даже некоторые должностные лица ведут собственные локальные базы, в результате чего возникают следующие проблемы:

• затрудненный доступ к документации, имеющейся у других сотрудников;
• дублирование информации и наличие у разных сотрудников различных версий документов;
• несвоевременное пополнение и обновление базы документами и их версиями;
• трудности технического сопровождения.

Многие проблемы решаются при ведении электронного архива документов на выделенном жестком диске с общим доступом, однако при этом не реализуются такие функции, как:

• поиск документа по различным критериям;
• группировка и сортировка по различным критериям;
• отслеживание версий документов;
• рассылка извещений о появлении нового документа или об изменениях, произведенных в существующих документах.

Для работы любой системы кроме технической стороны необходимо также учесть и организационные моменты. С этой целью был разработан пакет пользовательской документации и положение о работе с базой знаний, в котором прописан порядок размещения, хранения, актуализации информации, доступа к ней, описаны функции пользователей и обслуживающего персонала системы.

Основная цель внедрения ЦБЗ в М-РЦБ -- создание информационной платформы, обеспечивающей централизованное хранение документации по выполненным проектам и использование ее сотрудниками компании для более качественного выполнения текущих проектов. В ходе реализации проекта обеспечен также доступ территориально удаленным сотрудникам компании и ее клиентам к необходимой проектной информации, находящейся на сервере М-РЦБ.

Среди преимуществ, полученных после внедрения ЦБЗ, можно выделить следующие:

• структурированное хранение документации;
• возможность поиска информации с использованием различных критериев;
• обеспечение соответствующих прав доступа к документации;
• хранение всех версий документов с возможностью просмотра изменений, внесенных в каждую версию;
• обеспечение команды проекта единым информационным пространством для обмена информацией;
• информационный обмен между сотрудниками в рамках проекта, портфеля проектов и широкомасштабных программ;
• обеспечение возможности интерактивного доступа (гиперссылки) к различным ресурсам компании.

Внедрение ЦБЗ, по мнению руководства компании, позволило М-РЦБ в кратчайшие сроки объединить весь накопленный опыт в едином информационном пространстве и успешно использовать его при реализации проектов.

И. С.