Все новости от 31 марта 2005 г.

Система DIRECTUM “служит” в АКИБАНКЕ

Завершено внедрение корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM в АКИБАНКЕ.

Акционерный коммерческий ипотечный банк (АКИБАНК, Набережные Челны) — это крупное региональное предприятие, имеющее шесть филиалов в различных городах России, в том числе в Москве и Казани. Его руководство всегда стремилось использовать в работе передовые программные средства. И теперь, проанализировав текущее положение дел по работе с документами, оно приняло решение внедрить систему электронного документооборота компании DIRECTUM.

На первом этапе этого проекта было проведено комплексное исследование банка, по результатам которого сотрудники DIRECTUM разработали рекомендации по оптимизации документооборота. Параллельно проходило обучение пользователей. В ходе опытной эксплуатации системы DIRECTUM были отработаны все механизмы взаимодействия сотрудников банка при использовании новой технологии работы с документами. Большую роль в этом сыграла поддержка со стороны руководителей банка, которые не только сами активно включились в работу в системе DIRECTUM, но и требовали этого от своих подчиненных.

После внедрения системы DIRECTUM ощутимо сократился бумажный документопоток внутри организации. Вся работа по созданию и согласованию документов переведена в электронный вид, внутренние документы (служебные записки) существуют только в системе DIRECTUM. Приказы по основной деятельности, все журналы регистрации входящих и исходящих документов переведены в электронный вид.

Пришедшие в банк документы после вынесения резолюции высшим руководством сканируются и рассылаются исполнителям в системе DIRECTUM, благодаря чему полностью исключается их потеря. Чтобы согласовать документ с несколькими сотрудниками, теперь не обязательно добиваться личной встречи с каждым из них, достаточно отправить документ в задании на согласование и указать срок его выполнения.

Руководство банка получило эффективный механизм контроля исполнения поручений (заданий). При этом можно анализировать (и в ретроспективе, и при подписании документа) уже принятые решения: кто и что предлагал, кем и что было сделано. База знаний организации поднялась на новый уровень: она позволяет не только работать с самой информацией, но и анализировать способы ее получения и использования с помощью различных отчетов.

Возрос уровень информационной безопасности за счет автоматического сохранения истории работы с документами (и возможности ее анализа), централизованного обслуживания всей базы данных банка и централизованного хранения ее резервных копий.

Система DIRECTUM предоставляет различные варианты связи с территориально удаленными подразделениями: репликацию, Web-доступ. Это позволило оптимальным образом организовать единое информационное пространство работы банка со всеми его филиалами. К общему хранилищу данных в головном отделении (Набережные Челны) через Web-доступ подключено пять удаленных филиалов, расположенных в разных городах России.

Всего таким способом эксплуатируется 75 рабочих мест. А наиболее крупный казанский филиал использует 25 рабочих мест и работает с головным банком, применяя для этого репликацию данных. Теперь даже находясь в командировке, любой сотрудник банка может пользоваться необходимой ему корпоративной информацией.

Наталья Шестопалова